Facturation électronique, signature et cachet électronique qualifié : des précisions techniques

Vous n’êtes pas sans savoir que la facturation électronique va devenir obligatoire. Dans le cadre de la mise en place de cette nouvelle obligation, des aménagements sont régulièrement apportés à cette réforme qui sera applicable en 2024. Focus sur quelques points techniques relatifs à la signature et au cachet électronique qualifié…

Facture électronique : des impératifs à respecter

L’émission d’une facture électronique nécessite que l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité soient garanties, à compter de son émission et jusqu’au terme de sa période de conservation.

Le respect de ces impératifs peut s’effectuer par le biais de 4 moyens distincts, à savoir :

• l’utilisation d’une signature électronique qualifiée ;
• l’utilisation d’une forme de message structurée selon une norme convenue entre les parties, qui peut être traité automatiquement dans des conditions strictement encadrées ;
• l’utilisation d’autres moyens, à la condition toutefois que des contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la réalisation de l’opération qui en est à la source ;
• le recours à la procédure de cachet électronique qualifié au sens de la réglementation européenne.

Facture électronique : focus sur la signature électronique qualifiée

Une signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée créé à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié répondant aux exigences posées par la réglementation européenne qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance au sens de la réglementation européenne.

Cette signature électronique qualifiée est constituée d’un ensemble de données sous forme électronique, jointes ou associées à d’autres données électroniques.

Elle permet :

• d’authentifier le signataire, c’est-à-dire la personne physique qui détient et utilise le moyen de créer ce type de signature et qui agit pour son propre compte ou pour celui de la structure qu’elle représente ;
• de garantir l’intégrité du document signé ;
• de s’assurer du consentement du signataire.

Notez que les factures, la signature électronique correspondante et le certificat électronique attaché doivent être conservés par l’entreprise émettrice, dans leur forme et contenu originels, pendant 6 ans.

Dès lors que l’entreprise destinataire de la facture s’est assurée de l’authenticité de son origine et de l’intégrité de son contenu, la signature électronique qualifiée vaut méthode de sécurisation pour l’entreprise.

Retenez que l’entreprise destinataire doit, elle aussi, conserver la facture, la signature électronique correspondante et le certificat électronique attaché, dans leur forme et contenu originels, pendant 6 ans.

Facture électronique : focus sur le cachet électronique qualifié

Un cachet électronique qualifié est un cachet électronique avancé, conforme à la réglementation européenne. Il est créé par une personne morale, grâce à un dispositif de création de cachet électronique qualifié qui repose sur un certificat qualifié de cachet électronique répondant aux exigences de la réglementation européenne.

Il est constitué d’un ensemble de données électroniques, jointes ou associées à d’autres données électroniques pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières.

Notez que le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qui satisfait aux exigences posées par la réglementation européenne.

Les factures, le cachet électronique correspondant et le certificat électronique attaché doivent être conservés par l’entreprise émettrice, dans leur forme et contenu originels, pendant 6 ans.

À partir du moment où l’entreprise destinataire de la facture s’est assurée de l’authenticité de son origine et de l’intégrité de son contenu, le cachet électronique qualifié vaut méthode de sécurisation pour l’entreprise.

Pour finir, l’entreprise destinataire doit, elle aussi, conserver la facture, le cachet électronique correspondant et le certificat électronique attaché, dans leur forme et contenu originels, pendant 6 ans.

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